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SINOPSE DAS PRINCIPAIS ROTINAS TRABALHISTAS

Equipe Guia Trabalhista

Na área trabalhista há dezenas de trâmites que devem ser observados com regularidade visando adequação à legislação laboral. Busca-se, desta forma, a prevenção de falhas no atendimento à legislação, bem como a eliminação de erros operacionais que possam gerar multas e reclamatórias trabalhistas.

Elaboramos adiante um resumo das principais rotinas trabalhistas:

Rotinas Trabalhistas

Acordo de compensação jornada normal

  • Verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados e previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho.

Acordos ou Convenções Coletivas

  • Observar exigências do Acordo ou Convenção Coletiva, tais como a aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios e outros itens negociados.

Agenda trabalhista e previdenciária

  • Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Arquivamento das folhas de pagamento

Autônomos

  • Especial cuidado para que a relação de trabalho (autônomo) não seja caracterizada como relação de emprego (empregado).

  • Verificar também retenção e recolhimento de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido, além da contribuição por parte da tomadora.

Cálculos trabalhistas

  • Férias, 13º salário, DSR, descontos legais, etc.

  • Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variáveis exigidas.

Comunicação do Acidente de Trabalho - CAT

A emissão da CAT até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente, sendo:

  • 1ª via: ao INSS;

  • 2ª via: ao segurado ou dependente;

  • 3ª via: ao sindicato dos trabalhadores; e

  • 4ª via: à empresa.

Cartão ponto

  • Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída. Tal procedimento deve ser observado por todos os trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações).

CIPA

  • Verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna.

  • Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais;

  • Inspeção Prévia de funcionamento do estabelecimento.

Certidão Negativa de Débito - CND (Previdenciário)

  • Comprova a regularidade em relação às contribuições previdenciárias.

  • O pedido da certidão pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de atendimento da Receita Federal.

  • Se não houver restrições a certidão é emitida automaticamente.

Certidão Negativa de Débito Trabalhistas - CNDT

  • De acordo com a Lei 12.440/2011 as empresas interessadas em participar das licitações e firmar contratos com o Poder Público estão obrigadas a apresentar, dentre o rol de documentos exigidos, a CNDT. O sistema para emissão da certidão já se encontra disponível no portal do Tribunal Superior do Trabalho, no link Emitir Certidão.

Contratação de deficientes

  • Observar a obrigatoriedade de contratação.

Contrato de Experiência

  • Modalidade de contrato por prazo determinado, não poderá exceder o limite de 90 (noventa) dias, já incluso neste prazo possível prorrogação.

  • Controle do vencimento do contrato.

Contribuição sindical dos empregados

  • Em março de cada ano desconta-se 1/30 avos (do salário base) para o sindicato da categoria profissional representativa.

Contribuição sindical patronal

  • Verificar o recolhimento anual.

Cooperativas médicas

  • Verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento às cooperativas que atuam em saúde.

Certificado de Regularidade do FGTS - CRF

  • Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.

  • O CRF será fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que se encontre regular.

CTPS

  • O prazo de anotação e devolução da CTPS é de 48 (quarenta e oito) horas a partir do seu recebimento, mediante recibo de entrega.

  • Principais anotações: Data de Admissão/Demissão, Férias, Contribuição Sindical, Alterações Salariais e demais anotações que se fazem necessárias.

Descanso Semanal Remunerado

  • Verificar se o DSR está sendo pago para horistas e para os comissionados.

Descontos salariais

  • Caso o empregador mantenha convênios e o empregado queira usufruir dos mesmos, precisa haver autorização POR ESCRITO do empregado.

Documentação do empregado

  • Estipular normas para que toda a documentação do empregado, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito de imediato.

Empréstimos a empregados

  • Devem ser contratados por escrito.

Equiparação salarial

  • Analisar desníveis salariais que poderiam justificar uma ação trabalhista de equiparação. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salários com base no ramo de atividade ou área territorial em que a empresa atua.

Fundo de Amparo do Trabalhador - FAT

  • FAT é um fundo especial, de natureza contábil-financeira, vinculado ao MTE, destinado ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento de Programas de Desenvolvimento Econômico.

  • A principal fonte de recursos do FAT é composta pelas contribuições para o PIS e PASEP.

Férias

  • Verificar e planejar as férias anuais de modo a não incidência do pagamento de férias em dobro.

  • As férias podem ser concedidas em 2 vezes (no máximo e em casos excepcionais) e cada período não pode ser inferior a 10 dias corridos.

FGTS e INSS

  • Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP.

  • Sugere-se a obtenção de certidão negativa a cada 6 meses.

Ficha de registro

  • Verificar correto preenchimento e atualização de dados dos empregados.

GFIP

  • Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

Guarda de Documentos Trabalhistas

  • Respeitar o prazo mínimo de arquivamento.

Horas extras

  • Especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade. O pagamento habitual também pode assegurar o direito a indenização no caso de supressão das horas.

Horas noturnas

  • Trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas – remuneração adicional mínimo de 20%.

Intervalos de jornadas

  • Verificar o período mínimo de 1 hora no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra.

IRF

  • Verificar a correta retenção na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal.

  • Declaração de dependentes para Imposto de Renda (admissão, alteração no mês de janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho(a).

Livro de Inspeção do Trabalho

  • Verificar a existência e a disponibilidade em caso de fiscalização.

Normas de Segurança e Saúde do Trabalho

  • Verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e treinamento dos empregados.

Quadro Horário de Trabalho

Programa de Alimentação do

Trabalhador - PAT

  • Para adesão ao PAT, deverá adquirir o formulário oficial nas agências da Empresa de Correios e Telégrafos (ECT) e encaminhá-lo ao Ministério do Trabalho e Emprego

  • Manter o recibo de postagem e a cópia do formulário, nas dependências da empresa, matriz e filiais, à disposição da fiscalização, ou efetuar sua inscrição via Internet (www.mte.gov.br).

PCMSO - Exames Médicos

Obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO.

  • Admissional;

  • Periódico;

  • Retorno ao trabalho;

  • Mudança de função;

  • Demissional.

PPP

  • Entregar na ocasião do desligamento do empregado.

PPRA

  • Efetuar sempre que necessário e pelo menos uma vez ao ano, uma análise global pra fins de avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades.

RAIS e CAGED

  • Verificar entrega regular de tais informações junto ao MTE.

Recibos salariais

  • Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal.

Reclamatórias trabalhistas

  • Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de cada parcela) se for o caso.

  • Verificar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical em caso de previsão convencional.

Rescisão de contratos de trabalho

  • Atentar para prazo do pagamento rescisório e homologação sindical.

Salário Família

  • Manutenção das fichas de Salário Família e comprovação de vacinações periódicas (Cartão da Criança) e matrícula escolar;

  • Retenção dos documentos necessários da criança (até 14 anos) para o recebimento do benefício.

Salário-maternidade

  • Observar se as normas do INSS estão sendo atendidas.

Salários

  • Piso Estadual - Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado está sendo respeitado. O piso estabelecido em convenção prevalece sobre o piso estadual, ainda que aquele seja inferior.

  • Pisos de categorias diferenciadas.

Telefonistas e outras categorias diferenciadas

  • Verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho.

Terceirização de atividades

  • Fiscalizar as condições em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação às normas de segurança do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de verbas não pagas pelas terceirizadas.

Trabalho aos domingos e feriados

  • Verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados.

Trabalho de menores

  • Verificar as normas específicas para este grupo de trabalhadores.

Trabalho voluntário

  • Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com finalidades não lucrativas - estipular termo de adesão.

Vale transporte

  • Verificar a existência de opção ou não deste benefício,

  • O empregado precisa se manifestar por escrito.

Verbas extra-salário

  • Ajuda de custos, benefícios, entre outros precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação ao salário).

 

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