Manual de Rotinas Trabalhistas

 

AGENDA DE OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS

 

OBRIGAÇÕES MENSAIS

 

SALÁRIOS

 

O empregador deve efetuar o pagamento de salários aos empregados até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao vencido.  Para a legislação trabalhista o sábado é considerado dia útil. Caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe aos sábados, o pagamento deverá ser efetuado na sexta feira, de acordo com o art. 465 da CLT.

 

CAGED

 

Encaminhar até o dia 7 do mês subsequente, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), através de meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido pelo MTB.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico CAGED – Entrega por Meio Eletrônico .

 

INSS

 

Recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma abaixo: 

 

CONTRIBUIÇÃO PRAZO PARA RECOLHIMENTO

Contribuição sobre reclamatória trabalhista

Até o dia 20 do mês subsequente (ADE CODAC 54/2010), se não houver expediente bancário neste dia, o prazo deverá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente anterior ao dia 20, considerando dia não útil os constantes no calendário divulgado pelo BACEN.

 

Nota¹: Recolhimento das Contribuições Previdenciárias sobre os pagamentos de reclamatórias trabalhistas referente aos códigos 1708, 2801, 2810, 2909, 2917, na hipótese de não reconhecimento de vínculo e do acordo homologado em que não há a indicação do período em que foram prestados os serviços os serviços aos quais se refere o valor pactuado.

Nota²: Havendo o parcelamento do crédito e se o vencimento deste for diferente do dia 20, o prazo para recolhimento da contribuição previdenciária é o mesmo do parcelamento.

Nota³: a) Até julho/2010 (competência junho/2010), o recolhimento do INSS  sobre reclamatória trabalhista nos códigos acima, era até o dia 10 do mês subsequente, PRORROGANDO-SE para o 1º dia útil subsequente, se não houvesse expediente bancário no dia 10.

b) Até dezembro/2008 (competência novembro/2008), o recolhimento do INSS  sobre reclamatória trabalhista nos códigos acima, era até o dia 02 do mês subsequente, PRORROGANDO-SE para o 1º dia útil subsequente, se não houvesse expediente bancário no dia 02.

Contribuição sobre remuneração e produtos rurais

Até o dia 20 (vinte) do mês subsequente, se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme  Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009).

 

Nota¹:   Até novembro/2008 (competência outubro/2008), o recolhimento do INSS era até o dia 10 do mês subsequente.

 

Nota²:   Até janeiro/2007 (competência dezembro/2006), o recolhimento do INSS era até o dia 02 do mês subsequente, PRORROGANDO-SE para o 1º dia útil subsequente, se não houvesse expediente bancário no dia 02.

Contribuinte individual (carnês), inclusive doméstico

No dia 15 (quinze) do mês subsequente, se não houver expediente bancário, o prazo poderá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente posterior ao dia 15, conforme artigo 216, inciso II e VIII do Regulamento da Previdência Social - RPS.

13º salário

Até o dia 20 de dezembro, inclusive para o empregado doméstico. Se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento será:

  • no 1º (primeiro) dia útil imediatamente anterior para os empregados em geral;

  • no 1º (primeiro) dia útil imediatamente posterior para os empregados domésticos.

13º salário pago em rescisão

Até o dia 20 (vinte) do mês subsequente, se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme  Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009).

 

Nota¹:   Até novembro/2008 (competência outubro/2008), o recolhimento do INSS era até o dia 10 do mês subsequente.

 

Nota²:   Até janeiro/2007 (competência dezembro/2006), o recolhimento do INSS era até o dia 02 do mês subsequente, PRORROGANDO-SE para o 1º dia útil subsequente, se não houvesse expediente bancário no dia 02.

 

PIS – CADASTRAMENTO

 

Cadastrar, imediatamente após a admissão, os empregados ainda não cadastrados no PIS/PASEP.

 

FGTS

 

Recolher até o dia 7 (sete), se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º (primeiro) dia útil anterior os depósitos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, incidente sobre a remuneração do mês anterior (Lei nº 8.036/90).

 

CIPA

 

Realizar as reuniões mensais em local apropriado e durante o expediente de trabalho, obedecendo ao calendário anual.

 

EXAME MÉDICO

 

A periodicidade da realização dos exames médicos ocupacionais, conforme NR – 7.

 

 

ACIDENTE DO TRABALHO

 

Comunicar à Previdência Social os acidentes do trabalho no 1º (primeiro) dia útil subsequente ao da ocorrência.

 

VALE-TRANSPORTE

 

Fornecer o vale-transporte de acordo com a opção exercida pelo empregado.

 

SALÁRIO-FAMÍLIA

 

Preencher a Ficha de Salário-família e o Termo de Responsabilidade para os filhos dos empregados nascidos durante o mês, juntando a certidão de nascimento ou documentação relativa ao equiparado ou ao inválido.

 

Para os filhos até 6 anos de idade o empregado deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade, comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Salário-Família.

 

GPS - GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL

 

O empregador deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da GPS, das contribuições recolhidas ao INSS, relativamente à competência anterior.

 

Nota: entendemos que mesmo diante da prorrogação do prazo do recolhimento do INSS, para o dia 20, conforme MP 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009), a entrega da cópia da GPS ao sindicato deverá ser mantida por não haver qualquer alteração quanto a este prazo. No entanto, recomendamos a consulta ao sindicato da categoria.

 

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS

 

Os empregadores devem descontar a contribuição sindical dos empregados admitidos no mês anterior e ainda não recolhida por outra empresa referente ao ano financeiro em curso e recolhê-las até o último dia útil do mês seguinte.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical dos Empregados .

 

PAT - PROGRAMA DE ALIMENTAÇÃO DO TRABALHADOR

 

A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário de adesão na ECT ou via internet, por prazo indeterminado, podendo ser cancelada por iniciativa da empresa beneficiária ou pelo Ministério do Trabalho e Emprego, em razão da execução inadequada do Programa.

 

OBRIGAÇÕES EM DETERMINADOS MESES DO ANO

 

JANEIRO

 

13º Salário

 

Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável.

 

Veja entendimento diferente quanto a este prazo no tópico 13º Salário - Salário Variável - Ajuste da Diferença.

 

Os empregados que pretendam receber a metade do 13º salário por ocasião das férias devem requerê-lo à empresa, durante o mês de janeiro.

 

Acidentes do Trabalho - Doenças Ocupacionais - Agentes de Insalubridade

 

A empresa deve encaminhar, até o dia 31 de janeiro, ao órgão local do MTb, mapa com avaliação anual dos dados relativos a acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade.

 

Salário-Educação

 

As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, deverão renovar sua opção mediante preenchimento do Formulário Autorização de Manutenção de Ensino - FAME. 

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Salário-Educação.

 

Contribuição Sindical da Empresa

 

As empresas no mês de janeiro devem recolher aos respectivos sindicatos de classe a contribuição sindical.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical do Empregador .

 

Entidade Beneficente de Assistência Social - Plano de Ação

 

A entidade beneficente de assistência social deverá apresentar ao INSS, até dia 31 de janeiro, o Plano de Ação das Atividades a serem desenvolvidas durante o ano em curso. (Esta obrigação foi Revogada pela Instrução Normativa RFB nº 1.027, de 22 de abril de 2010)

 

Contribuição Sindical Rural

 

No mês de janeiro recolhe-se a contribuição sindical rural patronal.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical Rural.

 

GFIP Declaratória 13º Salário

 

Entrega das informações dos fatos geradores de contribuições previdenciárias relativos ao 13º salário pago no mês de dezembro do ano anterior, informando obrigatoriamente em GFIP como competência 13.

 

Para maiores detalhes acesse o tópico GFIP/SEFIP Declaratória 13º Salário.

 

FEVEREIRO

 

DIRF - Declaração do Imposto de Renda na Fonte

 

A DIRF é uma obrigação de informar à Receita Federal as retenções do imposto de renda, tanto de salários como de outros rendimentos. Devem também ser remetidos os comprovantes de retenção e de rendimentos, aos respectivos beneficiários.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico DIRF.

 

Contribuição Sindical dos Autônomos e Profissionais Liberais

 

Os autônomos e profissionais liberais devem no mês de fevereiro efetuar o pagamento da contribuição sindical às respectivas entidades de classe.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical – Autônomos e Profissionais Liberais .

 

Indústrias da Construção - Anexo II - Resumo Anual

 

As indústrias da construção devem enviar, via postagem, o Anexo II - Resumo Anual da NR 18 (Condições, Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção) até o último dia útil do mês de fevereiro. (Esta obrigação foi derrogada pela Portaria SIT 237/2011, que revogou o item 18.32 (subitens e anexos I e II) da NR-18. Portanto, a partir de 13/06/2011, o empregador não está mais obrigado a encaminhar o resumo estatístico anual).

 

MARÇO

 

RAIS - RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS

 

Os empregadores são obrigados a entregar anualmente, conforme prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS devidamente preenchida.

 

Para maiores detalhes acesse o tópico RAIS.

 

Contribuição Sindical dos Empregados

 

Dos salários de março desconta-se a contribuição sindical devida anualmente pelos empregados aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical dos Empregados.

 

Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único

 

Os empregadores optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do MTb, até 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver.

 

As empresas novas instaladas após 30 de março de cada exercício podem constituir e elaborar, respectivamente, os citados serviços e programa, no prazo de 90 dias a contar da instalação.

 

ABRIL

 

Contribuição Sindical dos Empregados – Recolhimento

 

Em abril recolhe-se a contribuição sindical descontada dos empregados em março.

 

Entidade Beneficente de Assistência Social

 

A entidade beneficente de assistência social está obrigada a apresentar, anualmente, até 30 de abril, ao INSS de sua sede, relatório circunstanciado de suas atividades no exercício anterior. O Ato Declaratório Executivo Codac nº 28/2010, concomitantemente ao inciso II do art. 7º da IN SFB 1.027/2010, excluiu esta obrigação da agenda tributária do mês de abril.

 

MAIO

 

Contribuição Sindical - Relação – Entrega

 

Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTE, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido.

 

A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.

 

Salário-Família - Documentação a ser Apresentada

 

Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Salário Família.

 

Contribuição Sindical Rural

 

No mês de maio recolhe-se a contribuição sindical rural das pessoas físicas.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Contribuição Sindical Rural.

 

NOVEMBRO

 

13º Salário - 1ª Parcela

 

Até o dia 30 de novembro, o empregador deve pagar a 1ª (primeira) parcela do 13º salário, salvo se o empregado a recebeu por ocasião das férias.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Décimo Terceiro Salário – 1ª Parcela.

 

Salário-Família - Documentação a ser Apresentada

 

Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos de idade e o atestado de vacinação ou documento equivalente para crianças até 6 anos.

 

DEZEMBRO

 

13º Salário - 2ª Parcela

 

Deve ser efetuado até o dia 7 de dezembro o depósito do FGTS incidente sobre o pagamento da primeira parcela do 13º salário.

 

Até o dia 20 de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª (segunda) parcela do 13º salário, deduzindo, após o desconto dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Décimo Terceiro Salário – 2ª Parcela.

 

A Contribuição Previdenciária referente ao valor total do 13º salário também deve ser recolhida até o dia 20.

 

OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS

 

Salário-Educação - Cadastro de Alunos

 

Os empregadores enviam ao FNDE o Cadastro de Alunos, devidamente atualizado ou preenchido, indicando nominalmente os beneficiários atendidos.

 

Para maiores detalhes acesse o tópico Salário-Educação.

 

OBRIGAÇÕES ANUAIS

 

CIPA

 

As empresas, em função do número de empregados e do grau de risco, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma CIPA, havendo eleições anualmente.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico CIPA - Aspectos Gerais.

 

SIPAT

 

As empresas, obrigadas a constituir CIPA, devem realizar anualmente a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT).

 

Vale-Transporte

 

O empregado, para receber o vale-transporte, deve informar ao empregador, por escrito: endereço residencial, serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

 

Para maiores detalhes, acesse o tópico Vale Transporte.

 

As informações devem ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas.

 

ATUALIZAR CERTIDÕES NEGATIVAS

 

É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos órgãos Federais a saber: 

ATUALIZAÇÕES NO SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO

 

Todo sistema de folha de pagamento precisa de parametrizações que influenciam diretamente no cálculo da folha de pagamento, nas provisões de férias e 13º salário, na apuração dos encargos sociais a serem recolhidos e etc.

 

Dentre as parametrizações que influenciam diretamente nestes aspectos podemos citar: 

- Percentuais de horas extras em escala (50%, 65%, 80%, 100% e etc.);

- Pisos salariais (diferenças por região);

- Garantias de emprego (além das previstas em lei);

 

BASES LEGAIS

 

Decreto nº 57.155/65

Lei nº 7.418/85

Lei nº 8.036/90

Lei nº 8.212/91

Decreto nº 3.048/99

Lei nº 9.876/99

Decreto nº 3.265/99

Portaria MTb nº 3.214/78, NR 4, 5 e 7

Artigos 578 a 580 da CLT e os citados no texto.

 


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