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COMO ADMINISTRAR SEU TEMPO?

Júlio César Zanluca

Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso.

Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo. Adiante, vou tentar sintetizar algumas dicas sobre economia de tempo.

Uma das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e utilize-os para fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são solicitados pelo seu relatório específico).

Sempre que sua mesa de trabalho esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la.

Por exemplo, separe os papéis em 4 montes:

1) O que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papéis velhos, anotações gerais...;

2) Providências imediatas;

3) Prioridade menor;

4) Para leitura posterior.

Coloque filtros em seus e-mails. Eu recebo aproximadamente 50 SPAM por dia, que são filtrados e vão direto para a lixeira - não perco tempo em lê-los.

O uso da palavra "não" é uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação, mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para alcançar os resultados.

Exemplos

1)Você foi convidado para estar numa reunião de outro departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes.

Apenas convidaram você porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!

2)Você recebe um telefonema para dar uma opinião de marketing para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e responder a um questionário na internet, com 50 perguntas (ou mais...!).

Delicadamente, diga que você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e... tchau!

Um hábito enraizado é evitar atacar de frente os problemas, adiando-o até que se torne muito maior do que realmente é. Qualquer um pode mudar seus costumes.

1)Decida iniciar sua mudança assim que se convencer desta necessidade, enquanto ainda estiver motivado. Tomar este primeiro passo imediatamente é importante.

2)Não tente fazer coisas demais com pressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a fazer algo que você esteja adiando. Depois, a partir de amanhã de manhã, comece cada dia fazendo o que você considera mais desagradável na sua responsabilidade diária.

Você se sentirá satisfeito consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, já se livrou do pior que tinha a fazer.

Há inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do trabalho, falar ao telefone além do imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....

Estabeleça horários em que atenderá telefonemas de marketing direto (se é que você quer atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper suas atividades para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você tem!

Ah! Mas então eu não posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas utilize o tempo do almoço!

Nós precisamos saber distinguir entre aquilo que nós temos que fazer e aquilo que podemos deixar outros executar, por delegação direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a outrem, transmitir permissão de executar em meu lugar.

O que você poderá deixar que seus subordinados façam? Faça uma revista de suas tarefas diárias, e verifique que parte delas dispensa sua ação direta!

Se você achou úteis as dicas acima, indico o curso (gratuito) sobre Administração do Tempo (clique e baixe para seu computador).

Atualizado em 27/09/2013.


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