Clóvis Alberto Leal Soika
Na última sexta feira 12/12/2014 foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto nº 8373/2014, instituindo o e-Social - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
É importante esclarecer que o e-Social não se trata de um software, mas sim de uma ferramenta de captação de informações, cuja gestão será de competência (de forma compartilhada) dos seguintes órgãos e entidades (partícipes):
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Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB);
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Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
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Ministério da Previdência Social (MPS);
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Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
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Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), representado pela Caixa Econômica Federal (CEF), na qualidade de agente operador do FGTS;
A principal finalidade do e-Social é criar um banco de dados único, sistematizando o gerenciamento e fiscalização das informações, e possibilitando o compartilhamento em tempo real destas informações entre os diversos órgãos administrativos que ficarão armazenadas no repositório nacional.
Na realidade, num futuro próximo, em data ainda a ser definida pelos atuais Órgãos gestores, várias obrigações hoje existentes, tais como GFIP/SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, MANAD, serão substituídas pelo e-Social que centralizará todas essas informações hoje transmitidas separadamente, o que acabará por se tornar um benefício também para as empresas, que em um arquivo único (e-Social) transmitirá todas as informações mensais obrigatórias.
A principal intenção do Governo com o e-Social é unificar estes dados (centralizar as informações) de forma que os respectivos órgãos possam utilizá-los para fins de controles instantâneos (e de forma eletrônica) quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, dos recolhimentos previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.
Ainda, importante ressaltar que as obrigações anuais como a RAIS e a DIRF também estarão absorvidas pelas informações contidas no e-Social.
Tais obrigações (mensais) serão gradativamente sendo extintas pelos atuais órgãos gestores, os quais são partícipes do atual projeto do e-Social.
Ainda que haja certo prazo para que
as empresas comecem a cumprir as exigências do e-Social é imprescindível que
os testes sejam feitos imediatamente, de modo a se familiarizar e facilitar o
trabalho, pois esta nova obrigação trará uma profunda mudança nos processos de
geração de informações fiscais e sociais, e será um processo sem volta.
Estatisticamente 70% das empresas
ainda não possuem nenhum projeto para implantação do e-Social, situação que gera preocupação por parte dos especialistas, tendo em vista o volume e a complexidade
Uma das principais mudanças na
atual forma de operacionalização serão os processos admissionais. Nenhum
empregado poderá iniciar o trabalho sem que já esteja devidamente cadastrado no
e-Social.
Hoje o que vemos é que o empregado inicia suas atividades, vindo a
ser registrado posteriormente (dias, semanas, após a sua admissão), o que não
mais será possível acontecer. Durante o vínculo laboral várias informações
como licenças, afastamentos, estabilidades, alterações cadastrais, de funções,
salários, dentre outras, deverão ser também informadas ao e-Social em tempo real.
Diversas serão as áreas da empresa
que estarão envolvidas na nova metodologia, as quais serão responsáveis por inserir informações que alimentarão o arquivo a ser enviado ao e-social. As principais áreas são Recursos Humanos, Depto. Pessoal, Recrutamento e Seleção, Cargos e Salários,
Terceirização, Saúde e Segurança do Trabalho, Medicina do Trabalho, Benefícios,
tecnologia da informação, fiscal, contábil, logística, financeira e também o setor
jurídico.
Todos deverão estar em plena
sintonia e interatividade, exigindo que todos os gestores, supervisores e
colaboradores de maneira geral, estejam conscientizados sobre a importância destas
informações a serem prestadas quase que on line.
Já está disponível no site do
e-Social o Módulo de Qualificação Cadastral Prévia, que permitirá às empresas
aferirem tais informações a partir do fornecimento do CPF e PIS desses
empregados.
As informações de TODOS os
empregados serão cruzadas nos Órgãos partícipes e qualquer inconsistência não
permitirá a validação daquela admissão até que o empregado vá até o Órgão
competente e regularize seus dados cadastrais.
Assim, é importante que as
empresas iniciem imediatamente o processo de implementação do e-Social, a fim
de que possam realizar todos os cadastros e rotinas necessárias para que se tenha uma estrutura pronta em termos de pessoas, sistema de folha de pagamento e precisão de dados, antecipando-se
para quando da obrigatoriedade da prestação das informações.
Conheça a obra:
Clóvis Alberto Leal Soika é Consultor e Advogado Trabalhista
Atualizado m 16/12/2014