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INSTITUÍDO OFICIALMENTE O e-SOCIAL - EMPRESAS DEVEM ADOTAR MEDIDAS DE IMPLANTAÇÃO

Clóvis Alberto Leal Soika

Na última sexta feira 12/12/2014 foi publicado no Diário Oficial da União o Decreto nº 8373/2014, instituindo o e-Social - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

É importante esclarecer que o e-Social não se trata de um software, mas sim de uma ferramenta de captação de informações, cuja gestão será de competência (de forma compartilhada) dos seguintes órgãos e entidades (partícipes):

A principal finalidade do e-Social é criar um banco de dados único, sistematizando o gerenciamento e fiscalização das informações, e possibilitando o compartilhamento em tempo real destas informações entre os diversos órgãos administrativos que ficarão armazenadas no repositório nacional.

Na realidade, num futuro próximo, em data ainda a ser definida pelos atuais Órgãos gestores, várias obrigações hoje existentes, tais como GFIP/SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, MANAD, serão substituídas pelo e-Social que centralizará todas essas informações hoje transmitidas separadamente, o que acabará por se tornar um benefício também para as empresas, que em um arquivo único (e-Social) transmitirá todas as informações mensais obrigatórias.

A principal intenção do Governo com o e-Social é unificar estes dados (centralizar as informações) de forma que os respectivos órgãos possam utilizá-los para fins de controles instantâneos (e de forma eletrônica) quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, dos recolhimentos previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

Ainda, importante ressaltar que as obrigações anuais como a RAIS e a DIRF também estarão absorvidas pelas informações contidas no e-Social.

Tais obrigações (mensais) serão gradativamente sendo extintas pelos atuais órgãos gestores, os quais são partícipes do atual projeto do e-Social.

Ainda que haja certo prazo para que as empresas comecem a cumprir as exigências do e-Social é imprescindível que os testes sejam feitos imediatamente, de modo a se familiarizar e facilitar o trabalho, pois esta nova obrigação trará uma profunda mudança nos processos de geração de informações fiscais e sociais, e será um processo sem volta.

Estatisticamente 70% das empresas ainda não possuem nenhum projeto para implantação do e-Social, situação que gera preocupação por parte dos especialistas, tendo em vista o volume e a complexidade de informações que deverão ser enviadas instantaneamente.

Uma das principais mudanças na atual forma de operacionalização serão os processos admissionais. Nenhum empregado poderá iniciar o trabalho sem que já esteja devidamente cadastrado no e-Social.

Hoje o que vemos é que o empregado inicia suas atividades, vindo a ser registrado posteriormente (dias, semanas, após a sua admissão), o que não mais será possível acontecer. Durante o vínculo laboral várias informações como licenças, afastamentos, estabilidades, alterações cadastrais, de funções, salários, dentre outras, deverão ser também informadas ao e-Social em tempo real.

Diversas serão as áreas da empresa que estarão envolvidas na nova metodologia, as quais serão responsáveis por inserir informações que alimentarão o arquivo a ser enviado ao e-social. As principais áreas são Recursos Humanos, Depto. Pessoal, Recrutamento e Seleção, Cargos e Salários, Terceirização, Saúde e Segurança do Trabalho, Medicina do Trabalho, Benefícios, tecnologia da informação, fiscal, contábil, logística, financeira e também o setor jurídico.

Todos deverão estar em plena sintonia e interatividade, exigindo que todos os gestores, supervisores e colaboradores de maneira geral, estejam conscientizados sobre a importância destas informações a serem prestadas quase que on line.

Já está disponível no site do e-Social o Módulo de Qualificação Cadastral Prévia, que permitirá às empresas aferirem tais informações a partir do fornecimento do CPF e PIS desses empregados.

As informações de TODOS os empregados serão cruzadas nos Órgãos partícipes e qualquer inconsistência não permitirá a validação daquela admissão até que o empregado vá até o Órgão competente e regularize seus dados cadastrais.

Assim, é importante que as empresas iniciem imediatamente o processo de implementação do e-Social, a fim de que possam realizar todos os cadastros e rotinas necessárias para que se tenha uma estrutura pronta em termos de pessoas, sistema de folha de pagamento e precisão de dados, antecipando-se para quando da obrigatoriedade da prestação das informações.

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Clóvis Alberto Leal Soika é Consultor e Advogado Trabalhista

 Atualizado m 16/12/2014


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